1. Introduction
Solutions LucentFlow Inc. (« LucentFlow », « nous », « notre ») est une entreprise technologique basée au Québec offrant des services d’automatisation des processus d’affaires propulsés par l’intelligence artificielle. Nous nous engageons à protéger la confidentialité et l’intégrité des renseignements que nous traitons pour nos clients.
La présente politique décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons, divulguons et protégeons les renseignements des clients, conformément aux lois suivantes :
- La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25 – Québec)
- La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE – Canada)
- Toute autre loi provinciale ou fédérale applicable en matière de protection des renseignements personnels
2. Portée de la politique
S’applique à :
- Les clients commerciaux utilisant les services de LucentFlow
- Les employés, sous-traitants et représentants autorisés à utiliser notre plateforme
Exclut :
- Les données personnelles traitées à des fins de RH internes (couvertes par une politique distincte)
- Les données publiques d’entreprises ou les ensembles de données anonymisées ou agrégées
3. Renseignements que nous recueillons
3.1 Renseignements liés au compte client
- Nom de l’entreprise et coordonnées
- Données de facturation, paiement et abonnements
- Paramètres techniques et préférences de service
3.2 Données traitées via nos services
- Documents internes de l’entreprise
- Données liées aux processus et flux de travail
- Données opérationnelles et de performance
- Renseignements liés au travail des employés (excluant les données médicales)
3.3 Données techniques
- Adresses IP, identifiants de navigateur ou d’appareil
- Journaux d’accès et données d’utilisation du système
- Événements de sécurité et données de diagnostic
4. Utilisation des renseignements
Nous utilisons les données des clients pour :
- Fournir, maintenir et améliorer nos services d’automatisation
- Surveiller la performance et l’utilisation des services
- Offrir du soutien et répondre aux demandes
- Assurer la sécurité et la conformité de la plateforme
- Respecter nos obligations légales ou contractuelles
Nous ne vendons, louons ni ne partageons les renseignements clients à des fins de marketing ou autres usages non liés à nos services.
5. Fondements juridiques du traitement
Nous traitons les renseignements selon les bases légales suivantes :
- Exécution du contrat (ex. : prestation de services)
- Obligations légales (ex. : fiscalité, conformité réglementaire)
- Intérêts légitimes (ex. : prévention de la fraude, sécurité)
- Consentement (lorsqu’il est explicitement obtenu)
6. Conservation et suppression des données
Nous conservons les données uniquement pendant la durée requise :
- Les fichiers livrés sont supprimés après transmission, sauf indication contraire
- Les journaux opérationnels sont conservés jusqu’à 12 mois
- Les périodes spécifiques sont définies dans la Déclaration de travaux (DT)
- Les clients peuvent demander la suppression de leurs données, sous réserve d’obligations légales ou opérationnelles
7. Sécurité et confidentialité des données
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques, notamment :
- Chiffrement des données (en transit et au repos)
- Contrôles d’accès basés sur les rôles
- Authentification multifactorielle
- Surveillance continue et détection des incidents
Tout le personnel et les sous-traitants sont assujettis à des ententes de confidentialité et à des politiques d’accès internes.
8. Sous-traitants et tiers
Nous faisons appel à des fournisseurs de confiance pour l’hébergement, le soutien et la facturation, par exemple :
- AWS (infrastructure infonuagique)
- Fournisseurs de services de paiement
- Conseillers juridiques, en audit et en TI
Ces sous-traitants sont liés par contrat à des obligations de protection équivalentes aux nôtres.
La liste complète des sous-traitants peut être fournie sur demande.
9. Transferts internationaux de données
LucentFlow conserve la majorité des données des clients au Canada (région AWS Canada Central).
Des transferts temporaires vers d’autres juridictions (ex. : États-Unis) peuvent avoir lieu pour des raisons de sauvegarde ou de maintenance. Dans ces cas, nous appliquons :
- Les clauses contractuelles types (CCT)
- Des évaluations d’adéquation
- Des mesures techniques et contractuelles conformes à la Loi 25 et à la LPRPDE
10. Utilisation de l’IA et décisions automatisées
Nos services peuvent intégrer des fonctionnalités d’automatisation par IA/apprentissage machine.
Nos engagements :
- Le client conserve toujours le pouvoir décisionnel final
- Les résultats d’IA reposent uniquement sur les données fournies par le client
- Nous n’utilisons pas l’IA pour profiler des individus ou prendre des décisions RH sans consentement explicite
- Le client peut demander une révision humaine des résultats automatisés
11. Vos droits en matière de protection des renseignements personnels
Conformément aux lois canadiennes, les représentants autorisés peuvent :
- Accéder aux renseignements que nous détenons sur eux
- Corriger les données inexactes ou obsolètes
- Demander la suppression des données (dans les limites légales)
- Retirer leur consentement (lorsque applicable)
- S’opposer à certains types de traitement
- Demander leurs données dans un format transférable
Pour exercer ces droits :
📧 privacy@lucentflow.ca
12. Transferts d’entreprise
En cas de fusion, acquisition ou vente d’actifs, les données clients peuvent être transférées à l’entité remplaçante.
Nous en aviserons les clients et maintiendrons les protections prévues par la présente politique.
13. Modifications à la politique
Nous pourrons mettre à jour cette politique en fonction de changements opérationnels ou juridiques.
Les modifications importantes seront communiquées par :
- Courriel aux contacts autorisés
- Avis sur notre plateforme
L’utilisation continue des services après notification vaut acceptation.
14. Questions et plaintes
Pour toute question ou plainte relative à la protection des renseignements personnels, communiquez avec:
Responsable de la protection des renseignements personnels
Solutions LucentFlow Inc.
Montréal, Québec
📧 privacy@lucentflow.ca
Organismes de réglementation :
- Commission d’accès à l’information du Québec — www.cai.gouv.qc.ca | 1‑888‑528‑7741
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — www.priv.gc.ca | 1‑800‑282‑1376
